शिकायत प्राप्त होने पर, प्रारंभिक चरण में, शिकायत अनुभाग प्रत्येक शिकायत की जांच करता है और तदनुसार प्रेस परिषद अधिनियम, 1978 की धारा 14 के तहत प्रेस के खिलाफ दर्ज शिकायत और प्रेस परिषद अधिनियम, 1978 की धारा 13 के तहत प्रेस द्वारा दर्ज की गई शिकायत पर कार्रवाई करता है।

प्रत्येक शिकायत को मामला सं. आवंटित किया जाता है और प्रेस परिषद अधिनियम, 1978 की धारा 14 और 13 के तहत प्रारंभ किए गए मामलों के लिए अलग रजिस्टर बनाए जाते हैं।

अनुभाग प्राथमिक रूप से शिकायतों की जांच करता है कि शिकायतकर्ता ने प्रेस के खिलाफ शिकायत के मामले में विनियमन 3 और प्रेस द्वारा शिकायत के मामले में, प्रेस परिषद (जांच के लिए प्रक्रिया) विनियम, 1979 के विनियमन 14 और 3(2) के तहत परिभाषित परिषद की सभी अनिवार्य अपेक्षाओं को पूरा किया है या नहीं। जहां शिकायतकर्ता अपनी प्रारंभिक शिकायत में संबंधित धाराओं के तहत अपेक्षाओं का पालन नहीं करता है, तो अध्यक्ष महोदय के आदेश द्वारा शिकायत वापस कर दी जाती है और शिकायतकर्ता से कहा जाता है कि वह अपनी शिकायत को उन अपेक्षाओं के अनुरूप प्रस्तुत करे और ऐसे समय के भीतर प्रस्तुत करे, जैसा कि इस संबंध में अध्यक्ष महोदय उचित समझें।

अनिवार्य अपेक्षाओं को पूरा करने के बाद, प्रतिवादी को कारण बताओ नोटिस/टिप्पणियों के लिए नोटिस/उत्तर में बयान के लिए नोटिस जारी किया जाता है।

परिषद के नोटिस के जवाब में, प्रतिवादी (प्रतिवादियों) से लिखित वक्तव्य प्राप्त होने पर इसे शिकायतकर्ता को सूचनार्थ / प्रति-टिप्पणियों (यदि कोई हो) के लिए भेजा जाता है और मामले को सुनवाई के लिए परिपक्व माना जाता है और फाइल को बैठक अनुभाग को सौंप दिया जाता है, ताकि इसे सुनवाई के लिए जांच समिति के समक्ष रखा जा सके।

यदि प्रतिवादी से कोई प्रतिक्रिया प्राप्त नहीं होती है, तो कारण बताओ नोटिस जारी किए जाने के एक महीने बाद प्रतिवादी को एक समयबद्ध अनुस्मारक जारी किया जाता है और मामले को सुनवाई के लिए परिपक्व माना जाता है और फाइल को बैठक अनुभाग को सौंप दिया जाता है, ताकि इसे सुनवाई के लिए जांच समिति के समक्ष रखा जा सके।

प्रेस परिषद अधिनियम, 1978 के निम्नलिखित विनियमों के तहत प्रारंभिक स्तर पर शिकायतों को बंद करने के संबंध में

यदि कोई शिकायतकर्ता, पीसीआई का पत्र सेवित किये जाने के चार सप्ताह के भीतर अपेक्षाओं का पालन करने में विफल रहता है, तो भारतीय प्रेस परिषद (पीसीआई) के अध्यक्ष प्रेस परिषद (जांच के लिए प्रक्रिया) विनियम, 1979 के विनियमन 4(2) के तहत, अनिवार्य अपेक्षाओं का अनुपालन न करने पर, मामले में कार्रवाई बंद करने का निर्णय ले सकते हैं। उसके बाद परिषद की अगली बैठक में लिए गये निर्णय से अवगत कराया जाता है।

इसके अलावा, प्रेस परिषद अधिनियम, 1978 की धारा 14(3) के तहत, किसी शिकायत के न्यायाधीन पाये जाने पर, शिकायत अनुभाग मामले को बंद करने की कार्रवाई भी कर सकता है क्योंकि प्रेस परिषद, ऐसे किसी भी मामले में जांच करने के लिए अधिकृत नहीं है, जिसके संबंध में न्यायालय में कोई कार्यवाही लंबित हो।

शिकायत अनुभाग मामले को बंद करने की कार्रवाई भी करता है यदि जांच के बाद, शिकायत, इलेक्ट्रॉनिक या सोशल मीडिया से संबंधित पाई जाती है या यहां तक कि ओटीटी प्लेटफॉर्म की सामग्री भी भारतीय प्रेस परिषद के अधिकार क्षेत्र से बाहर है क्योंकि प्रेस परिषद अधिनियम, 1978 के तहत कार्य करते हुए परिषद केवल प्रिंट मीडिया से संबंधित मामलों की जांच करने के लिए अधिकृत है।